Официальный дистрибьютор КонсультантПлюс
+ 7 495 225 24 94
Вам перезвонить?

Вопрос 30

Письмо директору

Стремясь стать лучше, мы учитываем все ваши замечания и пожелания

Поскольку обязанность работодателя по выдаче документов бывшему работнику по его письменному заявлению не поставлена в зависимость от наличия заключенного с архивом города договора о хранении документов организации, то утверждение о неправомерности выдачи организацией справки о работе бывшему работнику в отсутствие заключенного с архивом города договора о хранении документов является неправильным.  

Организация не обязана заключить договор с архивом города в целях выдачи справок о работе в организации бывшим работникам.

Обоснование:

В соответствии с ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ) государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, предусмотренными ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ).

Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях» (далее – Приказ № 526) установлен порядок передачи документов в архив организации, порядок создания и работы архива организации.

Вместе с тем, согласно п. 2 ст. 13 Закона № 125-ФЗ установлено, что организации и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Документы, созданные в процессе хозяйственной деятельности организации, по общему правилу хранятся в архиве организации.

П.10 ст.23 Закона № 125-ФЗ установлено, что при ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда РФ архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Соответственно, обязанность по передаче архивных документов, документов по личному составу, а также архивных документов, сроки временного хранения которых не истекли, в государственный или муниципальный архив организации, возникает только при ликвидации организации. В такой ситуации и заключается соответствующий договор о хранении документов.

Следовательно, действующая организация не обязана передавать документы в государственный или муниципальный архив и заключать при этом соответствующий договор в целях выдачи справок о работе в организации бывшим работникам.

Кроме того, в соответствии со ст. 62 ТК РФ работодатель обязан выдать бывшему работнику по его письменному заявлению справку о работе в организации в течение трех рабочих дней со дня подачи этого заявления. При этом данная обязанность работодателя не поставлена в зависимость от наличия заключенного с архивом города договора о хранении документов организации. Следовательно, утверждение о неправомерности выдачи организацией справки о работе бывшему работнику в отсутствие заключенного с архивом города договора о хранении документов является неправильным.  

Вместе с тем, документы Архивного фонда РФ, образовавшиеся в деятельности негосударственных организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, могут передаваться в государственные (муниципальные) архивы на основании договоров с собственниками или владельцами документов (п.6.2 Приказа № 526). Таким образом, организация вправе на основании договора с муниципальным или государственным архивом передать ему на хранение документы, но это не является ее обязанностью.

Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (далее - Правила) предусматривают создание архива как самостоятельного структурного подразделения организации или подразделения в составе службы документационного обеспечения управления (делопроизводства), осуществляющего прием и хранение архивных документов с целью использования (п. 1.1.2 Правил). Правилами также регламентируется порядок комплектования архивов, хранения, описания, учета и использования архивных документов, регулируется процедура проведения экспертизы ценности документов. Указанные Правила распространяются на архивы государственных организаций, а для негосударственных организаций обязательны в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда РФ, отнесенных к государственной собственности (Введение к Правилам).

23.11.2016

Ю.Ю. Астахова

Наши клиенты