Официальный дистрибьютор КонсультантПлюс
+ 7 495 225 24 94
Вам перезвонить?

Вопрос 11

Письмо директору

Стремясь стать лучше, мы учитываем все ваши замечания и пожелания

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих место и порядок хранения оригиналов договоров, заключаемых филиалом ООО с контрагентами, а также иных документов филиала. Следовательно, организация (ООО) вправе самостоятельно принять решение о месте и порядке хранения оригиналов договоров, заключаемых филиалом ООО с контрагентами, а также иных документов филиала, закрепив его в положении о филиале ООО, отдельном положении о документообороте между филиалом и головной организацией или учетной политике ООО.

Обоснование: Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства (п. 2 ст. 55 ГК РФ, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее – Закон № 14-ФЗ). При этом филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом, создавшим их юридическим лицом, и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Соответственно, цели, задачи и функции структурных подразделений, а также бухгалтерский, налоговый учет и порядок документооборота определяются создавшей их головной организацией.

П. 1 ст. 50 Закона № 14-ФЗ установлена обязанность ООО хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, уставом ООО, внутренними документами ООО, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) ООО и исполнительных органов ООО.

Согласно абз. 10 п. 2 ст. 12 Закона № 14-ФЗ порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества. Особенности хранения документов ООО могут устанавливаться и внутренним положением.

В соответствии с п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем организации. При этом организация (ООО) должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений (п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ), а в случае смены руководителя ООО должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

При этом единоличный исполнительный орган ООО обязан обеспечить сохранность всех остальных документов, имеющих отношение к обществу (устав и др.), а при увольнении обязан передать вновь назначенному директору всю документацию и печать (при ее наличии) (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 по делу № А74-3097/2013).

Кроме того, налогоплательщики должны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов, а также уплату (удержание) налогов, если иное не предусмотрено НК РФ (ст. 23 НК РФ). Из вышеизложенного следует обязанность при совершении хозяйственной операции, заключении гражданско-правовой сделки, составлять документы первичного бухгалтерского учета для формирования бухгалтерской отчетности, а также обязанность хранить указанные документы. Данная обязанность распространяется как на организацию, так и на ее обособленные подразделения, к которым относятся филиалы (Решение Заволжского районного суда города Ульяновска от 28.04.2014 по делу № 2-1626/2014~М-1334/2014).

В целях организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются: Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее); Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Следует помнить, что за нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность, установленная п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. В случае нарушения порядка хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих место и порядок хранения оригиналов договоров, заключаемых филиалом ООО с контрагентами, а также иных документов филиала. Следовательно, организация (ООО) вправе самостоятельно принять решение о месте и порядке хранения оригиналов договоров, заключаемых филиалом ООО с контрагентами, а также иных документов филиала, закрепив его в положении о филиале ООО, отдельном положении о документообороте между филиалом и головной организацией или учетной политике ООО. При этом следует учитывать, что филиал должен быть готов представить документы, в частности, по запросу налоговых органов.

21.11.2017

Ю.Ю. Астахова

Наши клиенты