Официальный дистрибьютор КонсультантПлюс
+ 7 495 225 24 94
Вам перезвонить?

Вопрос 15

Письмо директору

Стремясь стать лучше, мы учитываем все ваши замечания и пожелания

Действующее законодательство не содержит прямого запрета в отношении хранения одним юридическим лицом документов (учредительные, бухгалтерские и др.) другого юридического лица.

По нашему мнению, ООО «Диана» вправе хранить в своем офисе документы ООО «Маргарита» (оригиналы и копии учредительных документов, договоров, бухгалтерских документов др.) на основании соответствующего договора, заключенного между организациями.

Обоснование: В соответствии с п. 1 ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», далее – Закон № 14-ФЗ) общество обязано хранить документы, предусмотренные федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, уставом ООО, внутренними документами ООО, решениями общего собрания участников ООО, совета директоров (наблюдательного совета) ООО и исполнительных органов ООО.

Согласно абз. 10 п. 2 ст. 12 Закона № 14-ФЗ порядок хранения документов ООО и порядок предоставления информации участникам общества и другим лицам должны содержаться в уставе общества. Кроме того, особенности хранения документов ООО могут устанавливаться и внутренним локальным нормативным актом.

Хранение документов бухгалтерского учета организуется руководителем организации (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). При этом общество, в силу п. 3 ст. 29 Закона № 402-ФЗ, должно обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений, а в случае смены руководителя обществом должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации (п. 4 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). Обязанность обеспечения сохранности учредительных и остальных документов, имеющих отношение к обществу, лежит на единоличном исполнительном органе ООО (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 15.07.2014 по делу № А74-3097/2013).

В настоящее время в целях организации хранения документов бухгалтерского учета, в том числе первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, составленных в виде электронного документа, подписанного электронной подписью, применяются: Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 № 105 (в части, не противоречащей соответствующим законодательным и иным нормативным правовым актам, изданным позднее); Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные Приказом Минкультуры РФ от 31.03.2015 № 526.

Отметим, что за нарушение требований законодательства о хранении документов к обществу (ООО) и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность, установленная п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. В случае нарушения порядка хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ. За разглашение иной конфиденциальной информации возможно применение ст. 13.14 КоАП РФ, а за разглашение работником охраняемой законом тайны (коммерческой, служебной и иной) ему грозит увольнение на основании п. 5 «в» ст. 81 ТК РФ.

При этом следует отметить, что в ст. 50 Закона № 14-ФЗ до внесения в нее изменений Федеральным законом от 29.07.2017 № 233-ФЗ) предусматривался перечень документов, которые общество обязано хранить, и место хранения этих документов - по месту нахождения его единоличного исполнительного органа или в ином месте, известном и доступном участникам общества. Однако, действующая редакция ст. 50 Закона № 14-ФЗ не предусматривает положений, регламентирующих перечень документов и место их хранения.

При этом действующее законодательство не содержит прямого запрета в отношении хранения одним юридическим лицом документов (учредительные, бухгалтерские и др.) другого юридического лица. Следовательно, в отсутствие законодательного запрета, организация вправе хранить по месту своего нахождения документы другой организации (оригиналы и копии учредительных документов, договоров, бухгалтерских документов др.).

Так, имеющаяся правоприменительная практика косвенно подтверждает возможность передачи по договору документов бухгалтерского учета на хранение другой организации (Постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.10.2010 № 09АП-25280/2010-АК по делу № А40-68250/10-76-320).

Следовательно, по нашему мнению, ООО «Диана» вправе хранить в своем офисе документы ООО «Маргарита» (оригиналы и копии учредительных документов, договоров, бухгалтерских документов др.) на основании соответствующего договора, заключенного между организациями.

21.11.2017

Ю.Ю. Астахова

Наши клиенты