Официальный дистрибьютор КонсультантПлюс
+ 7 495 225 24 94
Вам перезвонить?

Вопрос 17

Письмо директору

Стремясь стать лучше, мы учитываем все ваши замечания и пожелания

Требование кадрового работника о самостоятельном заполнении работником личной карточки может быть признано правомерным только лишь в случае заполнения работником граф в разделе 1 «Общие сведения» личной карточки, содержащей персональные данные работника и сведения о его семье, на основании соответствующих документов и при условии непосредственного контроля со стороны кадрового работника.

Обоснование: Личная карточка работника входит в число документов кадрового учета, оформляется работником кадровой службы на всех лиц, принимаемых на работу по трудовому договору, и ведется на протяжении всего периода их работы у конкретного работодателя. В частности, в личной карточке содержатся персональные данные работника (паспортные данные, место жительства, образование и пр.) и сведения о его трудовой деятельности (прием на работу, воинская обязанность, отпуск, обучение, увольнение и пр.). Ведение личной карточки на каждого работника организации предусмотрено в целях систематизации имеющихся данных о работнике.

При этом в действующем законодательстве отсутствуют положения, напрямую предусматривающие ведение личных карточек. Вместе с тем, пунктом 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила № 225), предусмотрено, что с каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. Кроме того, согласно п. 41 Правил № 225, при получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Также в Методических рекомендациях по ведению воинского учета в организациях, утвержденных Генштабом Вооруженных Сил РФ 11.04.2008 (далее - Рекомендации) предусмотрено осуществление воинского учета призывников и военнообязанных работников организаций по личным карточкам. В Рекомендациях также отражены правила заполнения раздела личной карточки, содержащего сведения о воинском учете.

Форма личной карточки (№ Т-2) утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление №1). Однако, в связи с тем, что унифицированные формы не являются обязательными для использования в коммерческих организациях, они вправе как пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно, так и продолжать использовать унифицированные формы (ч. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», письма Роструда от: 23.01.2013 № ПГ/10659-6-1, 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Таким образом, работодатель вправе самостоятельно разработать и утвердить как форму личной карточки, используемой в деятельности организации, так и порядок ее заполнения.

Форма личной карточки работника (форма № Т-2) заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, введенными Постановлением № 1 (далее - Указания).

При этом, Указаниями предусмотрено, что личная карточка по форме № Т-2 заполняется работником кадровой службы на лиц, принятых на работу, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу, документов, определенных ст. 65 ТК РФ, а также сведений, сообщенных о себе работником. Таким образом, личная карточка принимаемого на работу работника должна заполняться кадровым работником организации.

Вместе с тем, Санкт-Петербургский городской суд в апелляционном определении от 12.01.2016 № 33-378/2016 указал следующее. Графы в разделе 1 «Общие сведения» личной карточки, содержащей персональные данные сотрудника и сведения о его семье, могут быть заполнены самостоятельно поскольку данная процедура является стандартной и не противоречит требованиям законодательства и обычаям делового оборота. В этом случае требование кадрового работника в отношении самостоятельного заполнения личной карточки не может быть признано неправомерным.

Следовательно, только графы в разделе 1 «Общие сведения» личной карточки, содержащей персональные данные работника и сведения о его семье, могут быть заполнены работником самостоятельно на основании соответствующих документов и при условии непосредственного контроля со стороны кадрового работника.

Ю.Ю. Астахова

Наши клиенты