Официальный дистрибьютор КонсультантПлюс
+ 7 495 225 24 94
Вам перезвонить?

Вопрос 16

Письмо директору

Стремясь стать лучше, мы учитываем все ваши замечания и пожелания

Журнал регистрации приказов по личному составу не относится к числу обязательных документов организации и ее филиала. Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма журнала регистрации приказов по личному составу, в том числе для филиалов. Организация (ООО) вправе самостоятельно разработать и утвердить форму журнала регистрации приказов по личному составу для филиала, а также порядок ведения данных журналов в положении о филиале ООО или внутренних локальных нормативных актах. Филиал также вправе издать соответствующий локальный нормативный акт в случае наделения работодателем соответствующими полномочиями. При этом, в отсутствие законодательных запретов и требований, ведение журнала регистрации приказов по личному составу допускается как в бумажном, так и в электронном виде.

Обоснование: Согласно п. 2 ст. 55 ГК РФ, п. 2 ст. 5 Федерального закона от 08.02.1998 N 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» (далее – Закон № 14-ФЗ) филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства.

При этом филиалы не являются юридическими лицами, наделяются имуществом создавшим их юридическим лицом и действуют на основании утвержденных им положений. Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности (п. 3 ст. 55 ГК РФ). Таким образом, цели, задачи и функции филиала, а также порядок документооборота определяются создавшей их головной организацией в соответствующем положении о филиале.

Действующее законодательство не содержит положений, регламентирующих порядок ведения кадрового документооборота в филиалах (представительствах) юридических лиц. Соответственно, организация (ООО) вправе самостоятельно принять решение о порядке ведения кадрового документооборота в филиале, закрепив его в положении о филиале ООО, отдельном положении о документообороте между филиалом и ООО или учетной политике ООО.

Кроме того, филиал вправе издать локальный нормативный акт по тем или иным вопросам лишь в том случае, если наделен работодателем соответствующими полномочиями на основании ч. 6 ст. 20 ТК РФ (определение Суда Чукотского автономного округа от 27.10.2014 N 33-173/14).

Действующее законодательство не относит журнал регистрации приказов по личному составу к числу обязательных документов организации. Следовательно, организация (ООО) равно как и ее филиал могут не вести журналы учета приказов по личному составу. При этом с целью систематизации приказов по личному составу ведение журналов их регистрации представляется целесообразным для работодателя.

Кроме того, Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, утвержденным Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 установлены сроки хранения книг и журналов кадрового учета (далее – Приказ № 558). Согласно ст. 695 Приказа N 558 журналы регистрации приказов необходимо хранить 75 лет.

Действующим законодательством не утверждена унифицированная форма журнала регистрации приказов по личному составу, в том числе для филиалов. Таким образом, организация (ООО) вправе самостоятельно разработать и утвердить форму журнала регистрации приказов по личному составу для филиала, а также порядок ведения данных журналов в положении о филиале ООО или внутренних локальных нормативных актах. При этом, в отсутствие законодательных запретов и требований, ведение журнала регистрации приказов по личному составу допускается как в бумажном, так и в электронном виде.

Напомним, что за нарушение требований законодательства о хранении документов к ООО и к его должностным лицам может быть применена административная ответственность, установленная п. 2 ст. 13.25 КоАП РФ. В случае нарушения порядка хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных) применяется ответственность, предусмотренная ст. 13.11 КоАП РФ.

23.01.2018

Ю.Ю. Астахова

Наши клиенты